はじめに

明治ホールディングス株式会社(以下、「当社」といいます)は、お客さまの個人情報の重要性を認識し、個人情報保護に関する法令や各種規範を遵守の上、以下の方針のもと漏えい事故の防止等、個人情報の保護に努めてまいります。

個人情報保護方針

1.個人情報の定義

当社が定める個人情報とは、お客さまから収集させていただく、お客さま個人を識別できる情報およびお客さま個人に固有の情報を意味します。
(例)氏名、住所、電話番号、電子メールアドレスなど

2.個人情報の収集

当社は、個人情報の収集を、必要な範囲内で適法かつ公正な手段によって行います。
当社では、収集させていただいた未成年者の情報についても、成人と同様の保護を図ってまいります。また、必要に応じて保護者の同意をいただく場合があります。

3.目的明確化と利用制限

当社は、お客さまに有益で適切な情報・サービスの提供をするためお客さまの個人情報を利用いたします。
個人情報の利用にあたっては、個人情報利用の対象となるサービス毎にその利用目的を明確に定め、お客さまにお知らせした範囲内で利用いたします。また、個人情報の利用目的を変更する場合は、あらかじめお客さまの同意をいただいた上で変更いたします。

なお、当社は当社が保有する個人情報を次の目的で利用いたします。

  • (1)株主に関する個人情報の利用目的
    • 株主からの問合せへの対応、当該問合せに関する記録
    • 株主確認
    • 株主への書類・優待物等の送付
  • (2)退任役員に関する個人情報の利用目的
    • 履歴書・原簿として利用
  • (3)ヒト試験の被験者に関する個人情報の利用目的
    • ヒト試験実施およびその結果解析
  • (4)来客に関する個人情報の利用目的
    • 来客の確認
    • セキュリティ確保
  • (5)従業員に関する個人情報の利用目的
    • 健康管理、人事関連業務
    • 緊急時連絡
  • (6)「個人番号」および特定個人情報の利用目的
    • 源泉徴収票作成事務
    • 財産形成住宅貯蓄・財産形成年金貯蓄に関する申告書、届出書および申込書提出事務
    • 健康保険・厚生年金保険届出事務
    • 健康保険・厚生年金保険申請・請求事務
    • 雇用保険・労災保険届出事務
    • 雇用保険・労災保険申請・請求事務
    • 雇用保険・労災保険証明書作成事務
    • 確定給付企業年金の給付にかかる源泉徴収票等作成事務
    • 役員・従業員持株会の会員である者について、その属する持株会への提供
    • 不動産取引に関する支払調書作成事務
    • 報酬、料金、契約金および賞金に関する支払調書作成事務

4-1.個人情報の外部提供:委託

当社は、お客さまにお知らせした利用目的の達成のため、その必要な範囲内において、個人情報の取り扱いに関する業務を外部(その者が外国にある者である場合には、あらかじめお客さまの同意をいただいた上で)へ委託することがあります。
その場合、当社は、委託先において個人情報の十分な保護が為されていることを確認した上で、個人情報の保護に関する契約を締結し、適切な監督措置を講じます。

4-2.個人情報の外部提供:共同利用

当社は、当社が保有する次の個人情報を次のとおり共同で利用いたします。

  • (1)当社の株主に関する個人情報
    • ① 共同利用する個人情報の項目
      氏名、住所、電話番号、性別、生年月日、所有株数
    • ② 共同利用する者の範囲
      当社、株式会社 明治、Meiji Seika ファルマ株式会社およびKMバイオロジクス株式会社
    • ③ 共同利用する者の利用目的
      「3.目的明確化と利用制限(1) 株主に関する個人情報の利用目的」に記載のとおり
    • ④ 個人情報の管理責任者
      明治ホールディングス株式会社
      住所:東京都中央区京橋ニ丁目4番16号
      代表取締役社長 川村 和夫
  • (2)当社の従業員に関する個人情報
    • ① 共同利用する個人情報の項目
      身体・健康情報(健康診断結果など)
      自己申告シート記載情報
    • ② 共同利用する者の範囲
      当社、株式会社 明治、Meiji Seika ファルマ株式会社およびKMバイオロジクス株式会社
    • ③ 共同利用する者の利用目的
      「3.目的明確化と利用制限(5) 従業員に関する個人情報の利用目的」に記載のとおり
    • ④ 個人情報の管理責任者
      明治ホールディングス株式会社
      住所:東京都中央区京橋ニ丁目4番16号
      代表取締役社長 川村 和夫

4-3.個人情報の外部提供:第三者提供

当社は原則として、上記委託・共同利用を除き、個人情報の第三者提供はいたしません。
例外的に個人情報を第三者へ提供する場合は、原則として事前にお客さまの同意をいただいた上で行います。
ただし、裁判所や警察などの公的機関から、当社に対して法令に基づく正式な照会があった場合などには、情報を開示することがあります。

5.お客さまへの対応

当社は、お客さまが自分自身の個人情報の内容の開示、訂正、追加、消去、利用停止、第三者提供停止・第三者提供記録の開示(第三者提供をしている場合)、その他個人情報の利用目的のご照会、苦情のご相談などを希望される場合、当社担当窓口まで連絡いただければ、ご本人を確認した上で、合理的な範囲内で速やかに対処いたします。
上記について、当社が情報を提供したり、訂正や利用停止などの措置をとる場合、当社はお客さまのご希望に応じる前にご本人確認のため、お客さまのご連絡先やその他の詳細を確認させていただくようお願いすることがあります。

6.個人情報の適正管理

当社は、お客さまからいただいた個人情報を管理する際は、管理責任者を置き、個人情報に対する不正アクセス、紛失、破壊、改ざんおよび漏えいなどを防止するため厳重な対策を講じ、また、個人情報の正確な内容を維持するため、適正管理に努めます。

具体的には次のとおり、個人情報の適正な管理のための措置を講じています。

(個人情報保護方針の策定)

  • 個人情報の保護の重要性を強く認識し、関係法令等の遵守はもちろんのこと、お客さまの信頼とご期待に応えるために、本方針を定めております。

(個人情報の取扱いに係る規程の整備)

  • 取得、利用、提供、保存、削除・廃棄等の段階ごとに、役員および従業員が遵守する事項等について個人情報保護規程を策定しています。

(組織的安全管理措置)

  • 個人情報の取扱に関する責任者(個人情報保護担当役員および部署においては個人情報保護責任者)を設置しています。
  • 法や上記の社内規定に違反している事実または兆候を把握した場合の個人情報保護責任者および個人情報保護担当役員への報告連絡体制を構築しています。
  • 個人情報の取扱状況について、定期的に自主点検を実施するとともに、他部署による監査を実施しています。

(人的安全管理措置)

  • 個人情報の取扱に関する留意事項について、役員および従業員向けの教育資料の掲載や研修を実施しています。

(物理的安全管理措置)

  • 個人情報を取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じています。
  • 事業所内の移動を含め、個人情報を取り扱う機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人情報が判明しないような措置を実施しています。

(技術的安全管理措置)

  • アクセス制御を実施して、担当者および取り扱う個人情報の範囲を限定しています。
  • 個人情報を取り扱う情報システムを外部からの不正アクセスまたは不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。

7.Cookie(クッキー)・Webビーコン等の利用

  • (1)当社ウェブサイトの一部ページではCookie(クッキー)を利用しております。
    ブラウザの設定により、Cookie(クッキー)の受け取りを拒否したり、Cookie(クッキー)を受け取った際に警告を表示させることができます。拒否された場合には、一部のサービスを受けられない場合がありますので、あらかじめご了承ください。
    保存されたCookie(クッキー)は、主に以下のような目的で利用しています。
    • 当社ウェブサイトのアクセス状況の解析
    • 当社海外向けウェブサイトであるGlobalサイトの初回訪問時に表示される「Cookie取得への同意」の同意の有無の判断
    なお、Cookie(クッキー)にはお客様個人を識別できる情報は一切含まれておりません。
  • (2)当社ウェブサイトでは、お客様へより良いサービスをご提供することを目的に社内でアクセス解析を行うため、Webビーコンを利用してデータの集計・分析を行っております。この情報を用いて、お客さまの個人情報を取得することはありません。
  • (3)当社ウェブサイトでは、システム管理や利用状況調査等を目的としてご利用いただいた方のIPアドレスを収集しております。当社ウェブサイトやお客さまの保護、利用規約等の遵守のため必要に応じて、お客さまを特定するためにIPアドレスを利用させていただく場合があります。

8.個人情報取扱事業者としての責任

当社は、個人情報に関して適用される法令、規範を遵守いたします。
当社は、お客さまの個人情報の取り扱いにつきまして、適宜、改善しながら充実を図ります

9.個人情報保護方針の改訂について

当社では上記各項を適宜見直し、これらの全部または一部を改訂する場合があります。
改訂した場合は当サイトにて速やかにお客さまにお知らせいたします。

10.個人情報に関するお問い合わせ先

明治ホールディングス株式会社 お客さま窓口

TEL.03-3273-4001
受付時間/9:00~17:00(土日祝日を除く)

2009年4月1日制定
2017年5月30日改正
2022年4月1日改正

明治ホールディングス株式会社
住所:東京都中央区京橋ニ丁目4番16号
代表取締役社長 川村 和夫